Você tem se perguntado como otimizar a gestão de custos do seu negócio e está buscando respostas para essa questão?
Por acaso, você já compreende que interpretar e aplicar equivocadamente o significado do termo “custo” na gestão empresarial pode trazer riscos às suas decisões financeiras?
Ou ainda, você faz ideia de quais são os erros mais comuns da gestão de custos para que você possa evitá-los?
São justamente respostas como essas que estão reunidas nesta publicação. Porém, não são somente elas. Aqui, você também terá acesso a informações a respeito da utilização de um sistema de gestão de custos para reduzi-los e mais algumas dicas para auxiliá-lo a pensar nos requisitos de um sistema adequado para a gestão de custos sua empresa.
O que é gestão de custo?
Custos são elementos formadores das decisões financeiras em todas as esferas da gestão empresarial. Portanto, a gestão de custos de um negócio é realizado quando um conjunto de atividades específicas e integradas propiciam valiosas respostas às questões organizacionais.
Trata-se de um ciclo ininterrupto que, virtuosamente, subsidia a tomada de decisões durante toda a vida de um negócio. Em outras palavras, isso quer dizer que ao otimizar a sua gestão de custos, você terá feedbacks de essência financeira para indagações cujas relevâncias podem ser de naturezas estratégicas a operacionais.
Assim, terá maior segurança ao implementar condições favoráveis para ampliar o potencial competitivo da sua empresa.
Qual sua importância?
Saber como otimizar a gestão de custos é de grande relevância para que você possa administrar a execução eficiente de todos os procedimentos necessários. Mas também é altamente relevante saber por que é essencial realizar esse gerenciamento.
Esta compreensão tem a força de impulsionar não só a sua determinação, mas a perseverança de todos os demais envolvidos. Afinal, seja qual for o estágio do negócio ou da estrutura da organização, haverá um esforço a ser empreendido — um esforço que vai consumir tempo, além de outros recursos.
O processo de gestão de custos é fundamental porque ele tem o poder de amplificar o potencial competitivo da sua empresa. Sendo assim, o reconhecimento desse potencial ocorre quando a organização é capaz de se destacar no mercado, diante da comparação com outros competidores semelhantes.
Nesse contexto, os custos se configuram em indicadores de desempenho, usados para avaliar a competitividade do negócio.
Como aplicar ao meu negócio?
O maior propósito do gerenciamento de custos é focar a competitividade do negócio. Os melhores instrumentos a gestão de custos são os indicadores de desempenho. Entretanto, ainda é uma dúvida: como fazer uma gestão de custos eficiente?
Antes de começar a fazer a gestão de custos de seu negócio, é importante reconhecer a existência de um princípio norteador da atividade. Compreendê-lo impedirá que você interprete informações de modo desastroso na hora da tomada das decisões financeiras.
A terminologia dos custos inclui expressões como: gastos, custos, despesas e desembolso. É comum uma comunicação confusa no uso de cada um desses termos. Uma confusão que acontece por que existem significados muito específicos para os termos relacionados ao gerenciamento de custos.
Ter conhecimento dos significados muito específicos de cada um desses termos serve para padronizar a comunicação empresarial. Isso faz com que funcionários, contadores e/ou sócios “falem a mesma língua”
Ao abordarem, por exemplo, questões relativas a custos, todos irão entender, identificar, verbalizar, interpretar e transmitir informações sobre os mesmos tópicos.
Organizando um orçamento para analisar futuramente
Montar um orçamento para o futuro exige maior complexidade que calcular os custos de seu negócio. Isso porque será necessário integrar dados para fazer operações que estimem os recursos que entrarão e os que sairão da empresa.
Recursos que entram
Quando um gestor quer tomar decisões considerando recursos imediatos, ele usa a disponibilidade de receita para calcular o valor. Geralmente, dinheiro e cheque à vista.
E quando quer tomar decisões de disponibilidade futura, soma os valores provenientes de cheques pré-datados, cartões de crédito e débito, duplicatas ou qualquer outra forma de venda concedida a prazo.
Recursos que saem
Trata-se da mesma lógica das receitas. Assim, para calcular os compromissos financeiros de saída imediata e futura, usa-se uma estratificação baseada na forma de pagamento ajustada entre a empresa e seus fornecedores.
O orçamento
Munido dos dados correspondentes a receitas e despesas, o próximo passo é equalizar as informações na forma de um orçamento.
O orçamento é um plano financeiro dividido em fases de tempo, para oferecer uma visão do que poderá acontecer no futuro. A partir da análise orçamentária, você saberá antecipadamente a probabilidade de falta ou de sobra de recursos, a previsão de quando essas situações poderão se manifestar e a projetar quais valores estarão envolvidos nesta perspectiva.
Assim, ficará mais fácil identificar a necessidade de decisões a respeito de falta, tais como: fazer empréstimos emergenciais, renegociar com credores e adotar novas políticas de estoques. Ou decidir acerca da sobra: realizar novos investimentos, antecipar pagamento aos credores e aumentar o financiamento aos clientes.
Automação comercial e a gestão de custos
Transformar um objetivo em uma causa é dar-lhe um contexto emocional. Assim, as pessoas serão envolvidas, capturadas por sentido de pertencimento e agirão de modo mais efetivo na direção daquele propósito. Nesse contexto, estão incluídos proprietários, funcionários, fornecedores e parceiros.
Daí, surge a necessidade de identificar e de estabelecer lideranças com conhecimento, habilidades e atitudes compatíveis com a causa institucional. Isto é, líderes em todas as esferas empresariais: estratégicas, táticas e operacionais. Cada um com as atribuições específicas de suas áreas, mas com metas claras para contribuir com a gestão de custos.
Por exemplo, entre as competências de uma pessoa que coordena as atividades relacionadas a custos estão o saber técnico para definir o sistema de custo e rateios; estruturar os centros de custo; orientar as demais áreas da empresa; apurar os custos; confrontar informações e analisar custos apurados. Além disso, o saber ser ético, persuasivo, perseverante e flexível.
O uso da automação comercial tem acontecido de forma cada vez mais ampla e acelerada no país. Logo, essa sistematização dos processos organizacionais, que demonstram o acirramento na busca das empresas pelo aumento da própria competitividade, torna o ambiente de mercado ainda mais competitivo.
Nessa realidade de mercado, imagine uma loja buscando identificar seu índice de competitividade local. Ao se comparar com outros competidores semelhantes, verifica que sua maior deficiência é a falta de um sistema confiável que lhe permita medir com consistência os dados relativos a seus resultados.
Gestão de custos e a redução de custos
Certamente, o gestor desse comércio terá custos mais altos que seus concorrentes para monitorar o próprio desempenho porque pode até parece meio óbvio, mas o fato é que um sistema de gestão de custos reduz custos. E é possível medir a eficiência dessa redução por meio de indicadores de sustentabilidade, produtividade, lucratividade, rentabilidade, entre outros.
Na verdade, um sistema de informações vai produzir relatórios com indicadores que traduzem o desempenho empresarial, contribuindo para o monitoramento da estratégia e dos processos. Sendo assim, enquanto uns verificam diretamente a causa institucional, outros trazem insumos para análise das tarefas desempenhadas na empresa.
Mas tais relatórios somente produzirão as respostas que a organização espera obter, se existirem requisitos claros sobre os processos que o software integrará. Por isso, a automação requer a realização antecipada de um estudo técnico, que apoiará a escolha dos recursos de hardware e de software.
Escolhendo um sistema que otimize sua gestão
A necessidade de melhorar a gestão das informações nas empresas fez surgir os sistemas de gestão. Possivelmente, não será diferente para você. Mas, quando começar a buscar a tecnologia adequada para usar a favor da eficiência dos seus processos internos, certamente perceberá que a escolha de um sistema não se faz ao acaso.
Alguns requisitos precisam ser considerados com bastante cuidado — inclusive, porque existe uma relação custo-benefício a ser mapeada, a fim de dar suporte a sua decisão.
Exemplificando:
- Usabilidade — software fácil de usar e compatível com os demais programas já instalados na empresa;
- Mobilidade — acesso por meio de dispositivos, como smartphones e tablets;
- Confiabilidade — produção de resultados consistentes e uniformes;
- Aderência — a adesão das pessoas com um tempo de aprendizado curto significa que a solução é simples;
- Transferência — dados podem ser transferidos, transportados, exportados, formatados de forma simples, segura e fácil;
- Relatórios — funções e formatos, sejam padrões e/ou customizados, atendem às necessidades de todos os níveis da organização.
Para obter métricas que lhe ajudem na otimização da gestão de custos da sua loja, você precisa de um sistema completo, que lhe forneça todas as informações necessárias. Conheça os serviços e softwares da InfoControl, e saiba mais.