Certamente sua empresa já passou ou está vivenciando um período de revisão das estratégias de gestão de compras. Afinal, a velocidade com que o mercado está mudando nos obriga a adotar novas medidas a fim de que permaneçamos em pé durante e depois de qualquer crise.
Investir em uma gestão de compras de qualidade além de ser uma obrigação para as organizações é um desafio para o departamento de compras de uma empresa.
Entendendo que o controle de compras é o calcanhar de Aquiles de muitas organizações, através desse conteúdo quero simplificar sua vida mostrando desde o conceito da gestão de compras até o que deve ser considerado antes de escolher um sistema que gerencie todo esse processo.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é a organização e o planejamento do processo de compras de uma empresa.
Sendo responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos ela é integrada as áreas de produção, manutenção e logística. Sendo assim, influencia desde a operação ao relacionamento com os clientes bem como na tomada de decisão de toda organização.
Qual a sua importância para empresa?
Uma nova atitude sempre ativa em relação à otimização de custos ajudará as organizações a emergir mais fortes e prontas para os desafios futuros.
Diferencial competitivo, organização, lucratividade, inovação, redução de riscos, e percebe maneiras de aumentar as margens, são alguns dos motivos para adotar um controle e compras mais estratégico. Entretanto, há 3 resultados específicos que abordaremos nesse tópico, veja:
- Influência no relacionamento com os clientes;
- garantia do equilíbrio no abastecimento do estoque e das gôndolas;
- melhoria da capacidade de negociação com os fornecedores.
Agora coloque-se no lugar do cliente. Ao procurar por um determinado produto e perceber que na loja A ele não está disponível na gôndola, o que você faria? Provavelmente você vai ao concorrente – a loja B – ainda mais se for algo urgente.
Se por um pequeno espaço de tempo e por algum motivo emergencial necessitar comprar o mesmo produto, qual loja vem primeiro a sua mente: A ou B?
Diante de uma situação de correria é natural que o cliente prefira ir ao estabelecimento em que não esteja sofrendo de rupturas de estoque, visto que o mesmo não tem tempo a perder ele e está mais convicto de onde irá encontrá-lo.
Trouxe esse exemplo, pois é um tipo de cenário bastante comum na vida do consumidor. E ao ler apenas esses três parágrafos já podemos identificar 4 resultados de um controle de compras ineficiente:
- desabastecimento das gôndolas
- influência negativa no relacionamento com o cliente;
- desorganização e menos lucratividade;
- redução do diferencial competitivo.
Agora que você já sabe o que é gestão de compras e qual a importância dela para uma empresa, no próximo tópico vou te mostrar boas práticas para fazer uma administração de compras eficiente.
Como fazer uma boa gestão de compras?
Invista em um relacionamento transparente com o fornecedor
O fornecedor deve ser um importante aliado do setor de compras, principalmente durante períodos de crise.
Por isso, verifique com seus fornecedores a possibilidade de renegociar preços, acompanhe os reajustes e estude criteriosamente formas de fazer propostas vantajosas para ambas as partes.
Embora a primeira medida seja reduzir a margem de lucro, é possível obter preços menores, por exemplo, comprando em quantidades maiores. Nesse caso, você deverá ter atenção ao prazo de validade dos alimentos e insumos.
Se for preciso, avalie se vale a pena continuar com seus atuais fornecedores. Aliás, um orçamento de preços de mercado auxilia a sinalizar um novo elo de distribuição, até então, inédito.
Atualmente, uma gestão de compras de excelência adota uma visão integrada da cadeia de suprimentos. Uma visão de parcerias, com relações de longo prazo e até compartilhamento de informações.
Tudo para antecipar demandas, reduzir custos e aumentar a geração de valor.
Trabalhe com compras programadas
Compras programadas têm custo menor ao fornecedor, portanto, costumam sair mais barato aos varejistas. Assim, itens de fácil previsibilidade (como produtos de limpeza ou materiais de escritório para uso da própria rede) devem, preferencialmente, ser alvos de compras programadas.
Faça suas compras baseadas em dados
Os dados devem fazer parte da vida do departamento de compras assim como a bola faz parte da vida do jogador de futebol, pois sem bola não há jogo e da mesma forma sem dados não deve haver planejamento.
Em outras palavras, fazer essa análise de dados permite que o departamento de compras tenha uma visão mais abrangente de sua cadeia de suprimentos, em vista disso, nessa etapa algumas perguntas podem ser feitas:
- Quais setores tem gerado uma maior demanda as compras?
- Está havendo algum desperdício ou há mercadoria encalhada? Se sim, quanto e como ele está impactando em sua empresa?
- Quanto de tributo foi gerado durante o processo de compras no ano anterior e quanto estava previsto até o final do ano?
Sem dúvida, muitas outras perguntas podem ser feitas e muitos dados a serem colhidos, contudo, escolha as informações que fazem mais sentido para o departamento e não esqueça de revisar suas estratégias de compras.
Revise suas estratégias
Em uma pesquisa global feita pela consultoria Kearney que contou com a colaboração do Fórum Econômico Mundial, 48% das empresas do mundo todo revisarão suas estratégias de compras. Mas, qual a importância dessa revisão?
Sem dúvida, ao ter um olhar mais detalhado para todo o processo fica bem mais fácil identificar onde é possível fazer reajustes e assim enxugar o orçamento, através de medidas que reduzam o impacto causado pela crise.
Automatize sua gestão de compras
Não importa o tamanho da sua empresa, você viu que não é possível fazer gestão com base em sistemas legados ou planilhas do Excel. É preciso ter uma frente de loja que integre suas vendas com seu faturamento, cobrança, compras e estoque.
Um sistema de gestão de compras elimina a necessidade de contar manualmente produtos no estoque, faz o processo de inventário se tornar eletrônico e automatiza a análise de itens com follow-up automático, alertas de Ponto de Pedido e cálculos complexos executados através de ferramentas de Inteligência Logística.
Nem precisa dizer que o uso de algoritmos e sistemas avançados baseados em Big Data fortalece seu controle sobre produtos, reduz índice de perdas e, o mais importante, injeta precisão em sua gestão de suprimentos. É disso que qualquer varejista ou setor alimentício precisa para vencer a concorrência.
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